社内規程・マニュアル検索

目的

社内の規定やマニュアルの検索をAIで最適化し、社員が必要な情報に迅速にアクセスできる環境を構築する。

想定ユースケース

社内ルール・業務手順の検索業務：業務フローや社内ルールを迅速に検索可能にする。

人事・総務関連の規定確認業務：就業規則・福利厚生・申請手続きなどの規定をAIが案内。

コンプライアンス・法務対応業務：契約ガイドラインや法律遵守事項を検索可能にする。

現状の課題

1. 社内規定・マニュアルの検索に時間がかかる

・規定やマニュアルが部署ごとにバラバラに管理されており、検索に時間がかかる。

・社内のナレッジが分散していて、必要な情報を探すのに労力がかかる。

2. 社員からの問い合わせ対応の業務負荷が増加

• 人事・総務・IT部門などへの社内問い合わせが多く、対応負担が大きい。

• 特定の担当者に依存することで、業務が属人化し、情報の共有が進まない。

プロジェクト方針例

第一段階

社内規定・マニュアル・FAQの構造化

・フォーマットが異なる規定・業務マニュアル・FAQを、LLMを用いてLLMの可読性が高いフォーマットに構造化する。その際に、種別ごとにメタデータの付与等も検討する。

・規定や業務マニュアルに記載がないもしくは不明瞭だが、過去の問い合わせ等で蓄積されたFAQがある場合、LLMを用いて構造化されたナレッジ化を行う。

第二段階

データのベクトル化と検索システムの構築

・ 規定・マニュアルの内容をベクトル化することによって、従来のキーワード検索ではなく、質問の意図を理解した検索を可能にし、関連する情報を自動でレコメンドするシステムを構築する。

・また、社内で規定やマニュアルが更新・追加されたタイミングでは、メタデータの付与等によって最新情報を取得できるような設計を行う。